Komunikasi Perkantoran (Office Communication)

Komunikasi Perkantoran (Office Communication) Komunikasi perkantoran yang dikenal dan dijalankan saat ini tidak hanya satu macam saja seperti pada masa lalu yaitu hanya mengenal atau memakai tulisan sebagai media penyampaian informasi (komunikasi), kini telah berkembang sistem informasi dengan munculnya teknologi baru dan temuan-temuan inovasi lainya dibidang komunikasi (perkantoran) yang menghasilkan peralatan yang canggih dan rumit. komunkasi secara umum adalah penyampaian informasi yang mengandung berbagai macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. 

Unsur-Unsur Komunikasi Perkantoran

1. Pengirim Informasi (communicator)
2. Informasi, keterangan atau buah pikiran (gagasan)
3. Alat (sarana) untuk menyampaikan Informasi
4. Isyarat yang dipancarkan oleh alat/sarana yang bersangkutan
5. Penerima Informasi (communicate)

Jenis Komunikasi Perkantoran

1. Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication) antara lain adalah surat menyurat (dikirim melalui pos/ekspedisi, diantar sendiri dll), telegram dan informasi tertulis lainnya.
2. Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication) antara lain adalah telepon, radio.
3. Sistem Komunikasi Mekanis (Mechanical System Communication) antara lain adalah melalui pipa udara, ban berjalan, teleks dan sejensinya.
4. Sistem Komunikasi Panggilan Petugas (Staff Location System) antara lain adalah panggilan oleh petugas untuk seseorang melalui pengeras suara, sistem radio, bunyi bel atau tanda lampu.

Aspek Dan Asas Komunikasi Perkantoran

1. Komunkasi harus dipandang sebagai suatu proses
2. Komnikasi menyangkut aspek manusia dan bukan manusia (peralatan/sarana komunikasi)
3. Komunkasi mengandung aspek informasi
4. Ciri-ciri komunkasi dikatakan menjadi efektif bila:
5. Langsung (to the point), tidak ragu menyampaikan masalah
6. Asertif (tidak takut menyampaikan apa yang iinginkan dan mengapa)
7. Congenial (ramah, bersahabat)
8. Jelas (hal yang disampaikan mudah dimengerti)
9. Terbuka (tidak ada pesan dan makna tersembunyi)
10. Secara lisan/tulisan (menggunakan kata-kata yang jelas dimengerti)
11. Dua arah (oral communication) seimbang antara berbicara dan mendengarkan
12. Responsif (memperhatikan keperluan dan panangan orang lain)
13. Nyambung (menginterpretasikan pesan/keburuan orang lain dengan tepat)
14. Jujur (mengungkapkan gagasan, perasaan dan kebutuhan yang sesungguhnya)

Dasar Pemikiran Komunikasi

1. Memberi Informasi kepada pelanggan, rekan kerja, bawahan, atasan
2. Diberi Informasi
3. Mempengaruhi orang lain komunikasi berguna untuk merangsang minat, mengurangi permusuhan dan menggerakkan anggota organisasi/masyarakat untuk melakukan sesuatu
4. Menolong orang
5. Menyelesaikan masalah dan membuat keputusan
6. Evaluasi secara efektif

Faktor-Faktor Dalam Memilih Komunikasi 

1. Kecepatan apakah mendesak, perlu dikirim secepatnya menggunakan sarana komunikasi apa (surat biasa, surat kilat, telegram, fax, email dsb)
2. Kecermatan informasi/data yang akan disampaikan harus akurat diterima oleh penerima
3. Keselamatan dengan sarana apa yang akan digunakan pengiriman berita agar dapat sampai ditujuan dengan keselamatan dan menjaga resiko hilang
4. Kerahasiahan untuk menjaga kerahasiahan, tentukan apakah berita harus dikirim menggunakan sarana komunikasi yang sesuai dengan sifat beritanya.
5. Warkat apakah perlu dengan surat atau cukup dengan lisan saja
6. Kesan untuk mendapat kesan yang baik apakah berita cukup ditulis dengan stensil atau perlu dicetak
7. Biaya unsur biaya harus diperimbangkan dalam pemilihan sesuatu saran komunikasi

Share this post