Organisasi Perkantoran (Office Organitation)

Organisasi Perkantoran (Office Organitation).Dalam pengertian yang umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apapun, sistem yang berupa organisasi terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan yaitu :

1. Kelompok orang
2. Kerjasama dan 
3. Tujuan tertentu. 

Dari perpaduan ketiga unsur tersebut lahirlah suatu kebulatan yang disebut organisasi.Besaran dan perilaku organisasi satu dengan yang lainnya tentunya akan berlainan disebabkan adanya perbedaan pada ketiga unsur-unsur itu. Demikian juga dengan tujuannya, akan tetapi dengan asas tatatertib lah ketiga unsur tersebut dapat disatupadukan, tanpa membedakan apakah organisasi dalam skala kecil, menengah maupun besar. James Mooney berpendapat bahwa asas yang melandasi semua organisasi adalah koordinasi (The Principle of Coordination).

Koordinasi yang baik tentunya akan memerlukan kerjasama, untuk dapat bekerjasama orang-orang harus dapat berkomunikasi satu sama lainnya. Dengan adanya koordinasi akan menghindarkan adanya kekacauan, percekcokan, peselisihan, kekembaran kerja atau kekosongan kegiatan.

Setiap organisasi dibentuk tentunya mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai, tujuan ini menentukan macam-macam dan luasnya pekerjaan yang akan dilaksanakan, segenap pekerjaan yang dilaksanakan dengan tertib akan menjadi fungsi, fungsi akan mendorong adanya tugas yang harus diselesaikan, penyandang tugas tentunya membutuhkan yang namanya wewenang, pelimpahan wewenang kepada petugas untuk melakukan tindakan-tindakan dalam rangka menunaikan tugasnya secara serentak mengakibatkan adanya tuntutan tanggung jawab dari pihak yang memberikan tugas kepada penerima tugas.

Tanggung jawab adalah perikatan adanya keharusan pada setiap pihak untuk melaksanakan tugas yang dibebankan secara sepatutnya sesuai dengan wewenang yang diterima, dimana tanggung jawab terakhir sepenuhnya dari suatu aktivitas kegiatan tetap berada  pada  pundak  pimpinan,  dengan  kata  lain  wewenang  dapat dilimpahkan/didelegasikan, tetapi tanggung jawab tidak dapat dilimpahkan atau  dialihkan kepada orang lain. 

Alasan Pentingnya Organisasi

1. Organisasi mengandung delegasi tugas (seseorang tidak dapat mengerjakan sendiri segala-galanya)
2. Organisasi mempengaruhi koordinasi.
3. Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan.
4. Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas.
5. Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pegawai.

Pedoman Pengorganisasian Perkantoran

1. Pengorganisasian kantor tergantung besarnya organisasi. Semakin besar organisasi, semakin banyak pula masalah yang harus dihadapi. Kondisi tersebut membuat spesialisasi pekerjaan mutlak diperlukan.
2. Pengorganisasian kantor harus mengikuti kecendrungan organisasi. Kejadian yang bersifat umum dinegara kita adalah perusahaan berdiri dari skala kecil tumbuh dan berkembang menjadi besar. Kecendrunganya adalah pengelolaan dilakukan oleh pemilik sekaligus pengelola sehingga terjadi tumpang tindihnya pekerjaan dan pembagian tugas..
3. Pengorganisasian kantor dilakukan secara bottom up. Adalah terjadinya keseragaman diantara unit kerja dimanapun wilayah organisasi berada, sehingga memudahkan pengawasan. Sedangkan kelemahan yang paling mendasar adalah tidak sesuainya kondisi yang diperkirakan terjadi oleh pusat dilapangan. Pusat sebaiknya hanya menentukan kebijaksanaan yang bersifat umum saja. Sedangkan kegiatan operasionalnya diserahkan kepada unit kerja yang bersangkutan.
4. Perlu adanya pemimpin kelompok kerja (group leader) bila organisasi relative berkembang Pemimpin kelompok kerja diperlukan sebagai mata rantai dari pendelegasian wewenang. Group leader juga diperlukan untuk memudahkan pengawasan karena manajemen dapat dengan mudah mencari siapa yang lebih bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaan perkantoran.
5. Adanya standarisasi spent of control. Standarisasi spent of control dibuat dengan alasan dasar kemampuan manusia untuk mengawasi suatu kegiatan. 
6. adanya standarisasi jenjang organisasi. Standarisasi diperlukan untuk memudahkan pengawasan.
7. Adanya wakil pimpinan sebagai bentuk antisipasi bila pimpinan berhalangan. Organisasi diharapkan tumbuh dan berkembang terus, situasi tersebut mengharuskan ketergantungan minimum atas peran individu pekerja.

Share this post