Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran. Perlu anda ketahui bahwa administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. 

Ruang lingkup administrasi perkantoran.

1. Kegiatan Kantor

A. Perencanaan perkantoran (office planning)

1. Perencanaan gedung
2. Tata ruang kantor
3. Penerangan/cahaya
4. Ventilasi
5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7. Anggaran (budgeting) perkantoran
8. Standar kualitas kerja
9. Sistem informasi dan telekomunikasi

B. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan
2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3. Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

C. Pengarahan perkantoran (office actuating)

1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4. Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

D. Pengawasan perkantoran (office controlling)

1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3. Kualitas pekerjaan kantor
4. Pelayanan kantor
5. Waktu
6. Biaya perkantoran.

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

A. Lokasi kantor, 

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1. Faktor keamanan
2. Faktor lingkungan
3. Faktor harga

B. Gedung, 

Faktor yang perlu diperhatikan:

1. Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2. Memiliki fasilitas yang memadai
3. Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

C. Peralatan

1. Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
2. Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

D. Interior

Interior Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor.

E. Mesin-mesin kantor, 

Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Dikutip dari berbagai sumber

Share this post